Waarom een Drive in Up2Rent bouwen?

“We moeten altijd alle documenten met betrekking tot alle eigendommen, alle verhuureenheden, bij de hand hebben en deze documenten moeten goed gearchiveerd zijn…”.

“Als het team groeit, als er een nieuw persoon bijkomt, moeten ze het document dat ze nodig hebben in een oogwenk kunnen vinden.”

Dit zijn de echo’s die we vaak horen van onze klanten die meerdere verhuureenheden bezitten en/of beheren: achter de schermen is een goede organisatie van de vele en gevarieerde documenten die gekoppeld zijn aan verhuur units essentieel voor het beheer.

Daarom hebben we een functionaliteit ‘documenten’ ontwikkeld die is afgestemd op de vereisten van huurbeheer. François, Founder & Product Owner, en Sébastien, Lead Dev, bekijken de keuzes die we moesten maken om een echt nuttige functie te bieden – een die de gebruikerservaring verbetert zonder deze omslachtig te maken.

Waar gaat het over?

François: Alle documenten die een gebruiker nodig heeft, van het huurcontract tot het ILL-certificaat, en niet te vergeten schattingen of foto’s van het werk, zijn georganiseerd en toegankelijk in een boomstructuur van mappen. Elk van deze mappen is gekoppeld aan een entiteit in Up2Rent.

In de praktijk,

• Wanneer een ketelinspectie wordt aangemaakt, wordt het certificaat dat bij deze inspectie hoort automatisch in de juiste map in de boomstructuur opgeslagen, gekoppeld aan de verhuureenheid waartoe de ketel behoort.
  
• Als de gebruiker dit certificaat verwijdert, wordt het zowel uit de toepassing als uit de map verwijderd.
  
• Als dit certificaat bij de huurovereenkomst is gevoegd, kan de beheerder besluiten om het met de huurder te delen. Als het document geschikt is, kunnen de partijen worden uitgenodigd om het te ondertekenen.

We wilden een functie die net zo vertrouwd zou zijn voor gebruikers als Google Drive, Dropbox, OneDrive… maar die rekening zou houden met de specifieke vereisten van huurbeheer.

Hoe hebben jullie je roadmap bepaald?

Sébastien: Wij voorzien in de behoeften van degenen die een groot aantal verhuureenheden bezitten en/of beheren: meerdere eigenaren, verhuurbeheerders, projectontwikkelaars en vastgoedbeleggingsmaatschappijen.

Hun behoeften hebben onze product roadmap geleid. We wilden onze boomstructuur

• een gestandaardiseerde organisatie volgen, zodat een nieuw lid van het team er gemakkelijk iets aan kan toevoegen

• altijd de laatste versies van documenten bevatten, van meterstanden tot ILL-certificaten

• alle gebruikers orde vinden waar ze het nodig hebben, en flexibiliteit waar ze het willen…

We hebben ook rekening gehouden met deze sine qua non voorwaarden voor probleemloos gebruik:

• Alle documenten worden opgeslagen met de hoogst mogelijke beveiliging: alles wordt in de EU opgeslagen door AWS en gerepliceerd over zes datacenters.

• Managers kunnen hun documenten filteren, zoeken en selecteren in de hele boomstructuur en ze met één klik downloaden.

Wat waren de beperkingen tijdens de implementatie?

Sébastien: Elke gebruiker moest documenten kunnen classificeren op de manier die voor hem het meest intuïtief was. En elk document dat in Up2Rent wordt gebruikt, moest op een coherente plaats in “Documenten” worden opgeslagen.

We hebben een aantal dingen gedaan om dit te bereiken:

• We hebben bepaalde mappen in de structuur vastgelegd, met discretie. Een EPB-certificaat of een ketelinspectiecertificaat voor een verhuureenheid kan bijvoorbeeld nooit in de submap voor een andere verhuureenheid terechtkomen.
  
• Van de ene woning of eenheid naar de andere zijn standaard dezelfde mappen of submappen aanwezig. Gebruikers hoeven ze niet opnieuw aan te maken, ze kunnen gewoon de bestaande organisatie volgen.
  
  Daarnaast hebben we een aantal functies geïmplementeerd die het dagelijkse werk eenvoudiger maken. Gebruikers kunnen kiezen tussen een lijstweergave of een miniatuurweergave en weten in één oogopslag met welk document ze te maken hebben. Bij het aanmaken van een map kunnen gebruikers deze koppelen aan een bestaande map of meerdere bestanden tegelijk importeren. Automatische vertaling is ook beschikbaar.

We wilden dat het product zowel gestructureerd als open zou zijn. Het is zowel een UX- als een UI-uitdaging, maar dat is de prijs die we betalen voor functionaliteit die zowel krachtig als gebruiksvriendelijk is.