Pourquoi et comment construire un Drive dans Up2Rent?

“Nous devons toujours avoir sous la main tous les documents relatifs à toutes les propriétés, à toutes les unités locatives, et ces documents doivent être bien classés…”.

“Si l’équipe grandit, si une nouvelle personne arrive, elle doit pouvoir trouver en un instant le document dont elle a besoin.”

Ce sont les échos que nous avons souvent entendus de nos clients, qui possèdent et/ou gèrent de multiples unités locatives : en coulisses, une bonne organisation des documents nombreux et variés liés aux entités locatives est essentielle à la gestion. 

C’est pourquoi nous avons développé une fonctionnalité, “documents”, adaptée aux impératifs de la gestion locative. François, Founder & Product Owner, et Sébastien, Lead Dev, reviennent sur les choix à faire pour avoir une fonctionnalité vraiment utile – qui augmente l’expérience utilisateur, sans l’alourdir.  

“Documents”: de quoi s’agit-il ?

François: Tous les documents dont un utilisateur a besoin, du bail au certificat de PEB en passant par les devis ou les photos de travaux, sont organisés et accessibles dans une arborescence de dossiers. Chacun de ces dossiers est lié à une entité dans Up2Rent. 

En pratique,

• Lors de la création d’un contrôle d’une chaudière, le certificat rattaché à ce contrôle sera automatiquement classé au sein de l’arborescence dans le bon dossier, attaché à l’unité locative dont dépend la chaudière. 
  
• Si l’utilisateur supprime ce certificat, il le supprime à la fois dans l’application et dans dans le dossier.
  
• Si ce certificat est rattaché au contrat de bail, le gestionnaire peut décider de le partager avec le locataire. Si le document s’y prête, les parties peuvent être invitées à le signer.
  

Nous voulions une fonctionnalité aussi familière pour les utilisateurs que Google Drive, Dropbox, OneDrive… mais qui prenne en compte les impératifs propres à la gestion locative. 

Comment avez-vous défini votre roadmap ?

Sébastien : Nous répondons aux besoins de ceux qui possèdent et/ou gèrent de nombreuses unités locatives : les multi-propriétaires, les agences de gestion locative, les développeurs ou encore les sociétés d’investissement immobilier. 

Leurs besoins ont guidé notre roadmap produit. Nous voulions que notre arborescence :

• suive une organisation standardisée, sur laquelle un nouveau membre d’une équipe puisse se greffer sans souci
  
• reprenne toujours les dernières versions des documents, du relevé de compteur au certificat PEB
  
• que tout utilisateur trouve de l’ordre là où il en a besoin, et de la flexibilité là où il le souhaite…

Nous avons aussi pris en compte ces conditions sine qua non à un usage serein :

• L’ensemble des documents est stocké avec le plus haut niveau de sécurité possible :  tout est stocké en EU par AWS et répliqué sur six data center. 

• Le gestionnaire peut filtrer, rechercher et sélectionner ses documents à travers toute l’arborescence et les télécharger en un clic. 

Quelles ont été les contraintes lors de l’implémentation ?

Sébastien: chaque utilisateur devait pouvoir classer les documents de la manière la plus intuitive pour lui. Et tout document utilisé sur Up2Rent devait en parallèle être classé à un endroit cohérent dans “Documents”. 

Voici quelques éléments que nous avons mis en place dans ce but :

• Nous avons fixé certains dossiers dans la structure, avec discernement. Ainsi, le certificat PEB ou le certificat de contrôle d’une chaudière d’une unité locative ne pourra jamais se retrouver dans le sous-dossier d’une autre unité locative, par exemple.
  
• D’une propriété ou d’une unité à l’autre, les mêmes dossiers ou sous-dossiers sont présents par défaut. L’utilisateur n’a pas à les recréer, il peut simplement suivre l’organisation existante.

Par ailleurs, nous avons tenu à implémenter ces éléments qui facilitent le travail quotidien :

• Les utilisateurs peuvent choisir entre une vue liste ou une vue miniature et savoir en un clin d’oeil à quel document ils ont affaire.
  
• Au moment de créer un dossier, l’utilisateur peut le lier à un dossier existant ou importer plusieurs fichiers à la fois. 

• Une traduction automatique est disponible. 

Nous voulions que le produit soit à la fois structuré et ouvert. C’est un défi à la fois d’UX et d’UI, mais c’est à ce prix-là que nous avons une fonctionnalité à la fois puissante et simple d’utilisation.